سامانه هُم پژوهشي(اتصال مدعوين طرح هاي پژوهشي به هُم) مستقر شده است، بر اين اساس عملكرد سامانه مذكور به شرح زير تشريح مي گردد:

• ثبت درخواست همكاري
  • هنگام ثبت طرح جهت تصويب توسط استاد راهنما، در تب مجريان طرح پژوهشي، امكان انتخاب/ثبت افراد زير جهت همكاري در طرح فراهم است:
    1. اعضاي هيات علمي رسمي/ پيماني 
    2. اعضاي حق التدريسي كه از تاريخ تاييد هُم قبلي آنان كمتر از ۱۲ ماه گذشته باشد.
    3. اعضاي مدعوي كه سابقا با ايشان همكاري اي وجود داشته است.
    4. اعضاي كاملا جديد و فاقد سابقه همكاري – كه لازم است اطلاعات اوليه ايشان توسط استاد راهنما ثبت گردد –
  • چنانجه فرد مورد نظر جهت همكاري، در گروه هاي اول و دوم قرار داشته باشد استاد راهنماي اول بدون هيچ انتظاري مي تواند اقدام به ثبت فرد و بلافاصله ارسال طرح جهت تصويب نمايد.
  • اگر فرد موردنظر، در گروه سوم قرار داشته باشد، پس از انتخاب فرد توسط استاد راهنماي اول – از منوي مربوطه در تب مجريان طرح -، بلافاصله درخواست همكاري با فرد مربوطه به كارشناس پژوهشي دانشكده – جهت تكميل اطلاعات و ارسال به هُم - ارسال مي گردد.
  • و چنانچه فرد موردنظر، در گروه چهارم قرار داشته باشد، استاد راهنماي اول ملزم به پر كردن فرم ثبت اطلاعات اوليه عضو مدعو خواهد بود، بدين جهت استاد راهنما مي تواند از لينكي كه به همين منظور در تب مجريان طرح ايجاد شده است استفاده نمايد. در اين مرحله استاد راهنما مي تواند تنها با پر كردن نام و نام خانوادگي، شماره همراه و آدرس ايميل، اقدام به ارسال درخواست همكاري به كارشناس دانشكده نمايد – گرچه تكميل اطلاعات بيشتر فرد در صورت وجود، باعث تسريع روند تاييدات خواهد شد –
  • در دو حالت اخير(گروه‌هاي سوم و چهارم)، درخواستي جهت همكاري استاد راهنما با فرد مدعو مورد نظر، به كارشناس پژوهشي دانشكده ارسال شده است، كارشناس دانشكده ابتداً از طريق لينك كارتابل اعلان در ساعد اعلان مورد نظر را دريافت كرده و همچنين با مراجعه به لينك ساعد ← طرح هاي پژوهشي ← افراد مدعو طرح هاي پژوهشي، مي تواند ليست درخواست هاي دريافتي را مشاهده نمايد.
  • كارشناس پژوهشي دانشكده درخواست ثبت شده استاد را مشاهده نموده و آن را تكميل مي كند، پس از تكميل اطلاعات، لازم است كارشناس دانشكده درخواست ثبت فرد جديد را جهت بررسي هاي بعدي به سامانه هُم ارسال نمايد.
  • درخواست در سامانه هُم وارد مرحله بررسي صلاحيت‌هاي عمومي و سپس مرحله كارشناس امور اداري، مي گردد چنانچه درخواست در اين مراحل مورد تاييد بود، اطلاعات دسترسي به پورتال پويا(پورتال مدرسان)، به شماره همراه مدعو پيامك شده و همچنين اعلان پويا به استاد راهنما مبني بر تاييد عضو مدعو ارسال مي گردد. از اين لحظه امكان ارسال طرح جهت تصويب براي استاد راهنما فراهم مي شود.
  • چنانچه در هر يك از مراحل بالا درخواست رد شود، اعلاني مبني بر رد درخواست همكاري با عضو مدعو، در پورتال پويا به استاد راهنما ارسال شده و تا تغيير در مجريان طرح، امكان ارسال طرح جهت تصويب وجود ندارد.
• بروزرساني اطلاعات
  • هنگامي كه معاون پژوهشي دانشكده، تصويب طرح/ خاتمه طرح را تاييد مي نمايد، چنانچه طرح داراي مجري/مجريان مدعو باشد و از آخرين بروزرساني اطلاعات وي بيش از سه ماه گذشته باشد، همزمان با تاييد نهايي تصويب/ خاتمه طرح، توسط معاون دانشكده، درخواستي نيز جهت بروزرساني اطلاعات عضو مدعو وارد كارتابل كارشناس پژوهشي دانشكده مي گردد، لازم است كارشناس دانشكده نسبت به بروزرساني اطلاعات مدعو اقدام نموده و اطلاعات بروز شده را مجددا به سامانه هُم ارسال نمايد.
  • در سامانه هُم اطلاعات عضو مدعو با اطلاعات دريافت شده جديد بروزرساني شده و همزمان اطلاعات كارگزيني نيز بروزرساني مي گردد.
  • پس از اين مرحله، واحد درج شده براي عضو مدعو، در فرم آموزانه وي قابل رويت خواهد بود.

چند نكته حائز اهميت است:

۱. چنانچه عضو مدعوي در طرحي كه هنوز به تصويب نرسيده است ثبت شده باشد كه در زمان ثبت فرد، وي داراي تاييدات معتبر بوده اما اكنون و با گذشت زمان تاييدات مرتبط منقضي شده باشد، مجددا دريافت تأييدات سامانه هُم مورد نياز است. در اين شرايط استاد راهنماي اول، امكان ارسال طرح جهت تصويب، را نداشته و نياز است از تب مجريان طرح اقدام به ارسال درخواست همكاري جديدي براي فرد مورد نظر نمايد.

۲. مدعوين پژوهشي، فاقد دوره پذيرش در سامانه هُم خواهند بود - به دليل ثبت در تمام ايام سال - بنابراين واحدهاي تاييد كننده درخواست ثبت/بروزرساني در سامانه‌هاي ساعد/ هُم/ كارگزيني، نيازمند چك دوره‌اي كارتابل مربوطه در همه ايام سال خواهند بود.

۳. درخواست بروزرساني اطلاعات عضو مدعو، موازي با خاتمه طرح ارسال مي گردد، بنابراين تاخيري در خاتمه طرح متوجه استاد راهنما/ دانشجو نخواهد شد.

۴. درج واحد مربوطه در فرم آموزانه عضو مدعو، منوط به تاييد بروزرساني اطلاعات توسط كارشناس پژوهشي دانشكده خواهد بود. اين موضوع در زمان هاي نزديك به بسته شدن فرم آموزانه داراي اهميت است.

راهنماي سامانه جهت اطلاعات بيشتر پيوست است.