در روزهای اول تعطیلات دانشگاه مصوبات ستاد کرونا از جمله راه اندازی کال سنتر دانشگاه جهت پاسخگویی متخصصان به سوالات شهروندان و دانشگاهیان و اطلاع رسانی نکات بهداشت روانی در زمینه کرونا به دانشگاهیان توسط رئیس محترم دانشکده علوم تربیتی و رئیس محترم مرکز مشاوره به مرکز فاوا جهت همکاری اعلام شد که در این زمینه نیز اقداماتی به شرح جداول 1  انجام شد است و کماکان ادامه دارد.

 

جدول 1.  فهرستی از اقدامات صورت گرفته جهت راه اندازی کال سنتر و اطلاع رسانی

نفر ساعت

اقدامات صورت گرفته

150

1-     تامین منابع سروری و نرم افزاری

2-     راه اندازی و پیکره بندی سرویس دهنده مجازی

3-     پیکربندی لازم واختصاص خطوط تلفن با سرشماره 5000

4-      نصب و راه اندازی سرویس مرکز تلفن دیجیتالی ویپ جهت راه اندازی کال سنتر دانشگاه

5-     طراحی و تعریف سناریو های مختلف برای پاسخگویی مشاوران بر اساس جدول زمانی داده شده کاملا مجزا برای مشاوران دانشکده علوم تربیتی، مشاوران دانشکده علوم ورزشی و مشاوران مرکز مشاوره دانشجویی)

6-     تعریف شعار های بهداشت روانی در اتوماسیون اداری

 

با طولانی تر شدن بحران کرونا، در شورای دانشگاه تصمیم بر ارائه آموزش به صورت مجازی مصوب شد. پیش از این، آموزش مجازی دانشگاه فردوسی محدود به دوره های مرکز آموزش های الکترونیک و برگزاری برخی جلسات دفاع به صورت الکترونیکی بود. بر اساس نیاز آن زمان، در مرکز فاوا یک نفر پشتیبان فنی وجود داشت و بخشی از کارها توسط شرکت­های پشتیبان انجام می­گرفت. معماری زیر ساخت سروری نیز با منابع محدود بوده که در شکل 1 نشان داده شده است.

شکل 1. معماری زیر ساخت سروری نیز با منابع محدود بوده (قدیم)

 

پس از تصمیم دانشگاه به برگزاری تمام کلاس­ها به صورت الکترونیکی فشار زیادی به مرکز فاوا وارد شد. کمبود منابع سخت افزاری، عدم امکان تهیه سریع سخت افزار از بازار (به دلیل شرایط ویژه کشور و بازار)، عدم پاسخگویی مناسب شرکتهای پشتیبان (به دلیل تعداد زیاد مشتریان در این بازه زمانی خاص)، فشارهای روانی ناشی از اعتراضات دانشجویی و اعضای هیات علمی افزون بر شرایط بحرانی محیطی ناشی از ویروس کرونا، از عوامل تشدید کننده این فشار و استرس بر روی پرسنل فاوا بوده است.

در زمانی که دانشگاه به حالت تعطیلی رفته بود، همکاران در مرکز فاوا به صورت شبانه روزی مشغول برنامه ریزی، تحقیق و بررسی و اقدامات فنی جهت فراهم کردن بستر آموزش مجازی بودند. انجام این کارها گاها تا پاسی از شب و حتی تا صبح روز بعد طول می کشیدند و برخی کارها به دلیل نیاز به قطع سیستم، حتما بایستی در ساعات نامتعارف مانند نیم شب انجام می­شد.

به دلیل کمبود منابع، کار گسترده ای بر روی فضای ابری ایجاد شده در مرکز داده دانشگاه انجام شد و ماشین­های مجازی بین سرورهای فیزیکی مهاجرت داده شده و منابع آن­ها باز طراحی شد، همچنین کلاستر جدید ابر مجازی تکمیل گردید و برخی منابع محاسبات سنگین دانشگاه اجبارا تخلیه و به آموزش مجازی تخصیص داده شد. نصب و پیکره­بندی ده ها سرویس مجازی، راه اندازی معماری توزیع شده برای سایت VU، جداسازی دیتابیس و غیره، بخشی از اقدامات وسیع انجام شده برای رسیدن به معماری جدید است که در شکل 2 نمایش داده شده است و تمام این موارد مستقل از تلاش­های انجام شده در حوزه نرم افزار برای پیکره­بندی، تنظیم و اشکال­زدایی سرویس­های آموزش مجازی است.

شکل 2. معماری زیر ساخت سروری با منابع توسعه داده شده (جدید).

 

شایان ذکر است که، سایر همکارانی که به صورت مستقیم مسوول این سامانه نبودند نیز برای کمک به این زیر ساخت همکاری بسیار خوبی داشتند و این همکاری نه فقط در زمینه فنی بلکه در زمینه اجرایی نیز با مرکز آموزش های الکترونیکی صورت گرفته است. در زمینه پاسخگویی، بخش پشتیبانی فنی مرکز پاسخگوی سوالات، ابهامات، گزارش خطاها و اشکالات از تمامی کانالهای ارتباطی از جمله تلفن، شبکه های اجتماعی و  ایمیل بوده و این پاسخگویی نیز مشابه کارهای فنی تا پاسی از شب ادامه داشته است.

در حال حاضر معماری سامانه های آموزش مجازی دانشگاه به کارکرد نسبتا خوبی رسیده است، به صورتیکه علاوه بر برگزاری بیش از 2000 جلسه کلاس، کارگاه­های آموزشی با تعداد زیاد شرکت کننده نیز با استفاده از وبینار برگزار شده است که از آن جمله می­توان به 4 کارگاه برگزار شده از سوی آقای دکتر ابریشمی و دکتر میرزاوزیری و جلسه مجازی برای دانشجویان توسط معاون محترم آموزشی اشاره کرد.

در جداول 2، 3 و 4 فهرستی از اقدامات صورت گرفته در سه حوزه زیرساخت، نرم افزار و پشتیبانی آمده است.

جدول 2.  فهرستی از اقدامات صورت گرفته در حوزه زیر ساخت و شبکه

اقدامات صورت گرفته

نفر ساعت

1-     تامین منابع از طریق جابجایی گسترده در فضای ابری، توسعه کلاستر Proxmox با اضافه کردن نودهای جدید

2-     راه اندازی و پیکره بندی ده ها سرویس دهنده مجازی

3-     تحقیق و توسعه و تهیه پروپزال backbone شبکه Data Center (ارتقاء پهنای باند داخلی Data Center مناسب برای ارتباطات مالتی مدیا)

4-     تحقیق و توسعه برای ایجاد معماری مناسب زیر ساختی جهت پاسخگویی به حجم بسیار بالای درخواست

5-     رصد سامانه ها و سرویس های مربوطه و ایجاد اعلان های هشدار در سیستم مانیتورینگ جامع مرکز فاوا

6-     تامین امنیت نسبی سرورها با پیکره بندی سرویس های مجازی (تاکید می شود نیاز به کار بیشتر و تکمیلی دارد)

7-    آماده سازی زیر ساخت مناسب برای دورکاری کارکنان

8-    تحقیق و توسعه جهت راه اندازی سیستم­های دیگر آموزش مجازی مانند Big Blue Button و راه­اندازی یک نمونه برای تست کارایی

650

 

 

جدول 3.  فهرستی از اقدامات صورت گرفته در حوزه نرم افزاری

اقدامات صورت گرفته

نفر ساعت

1-     راه اندازی و پیکره بندی سامانه های نرم افزاری  آموزش مجازی وبهینه سازی آن ها با توجه به تغییر معماری و پشتیبانی 7*24

2-     تحقیق و توسعه روی api های وبینارو توسعه ی ابزارهای مورد نیاز جهت خودکار سازی برخی امور

3-     راه اندازی سرویس آفلاین ساز با همکاری شرکت پیمانکار و مانیتورینگ مداوم آن

4-     طراحی فرم خود اظهاری اساتید در پویا

5-     طراحی فرم ورود اطلاعات لینک کلاس مجازی توسط همکاران آموزشهای الکترونیکی در سدف

6-     ایجاد مشاهده کلاسهای مجازی داشنجویان در پویا

7-     طراحی و پیاده سازی گزارش لازم برای دفتر نظارت  در سدف

8-     اخذ و ارائه  گزارشهای آماری لازم

9-     ایجاد امکان اطلاع رسانی لینک وبینار به اساتید از طریق پیامک

10-  همکاری با واحد آموزش های الکترونیک جهت ایجاد دروس و تهیه گزارشات

800

 

 

جدول 4.  فهرستی از اقدامات صورت گرفته در حوزه پشتیبانی

اقدامات صورت گرفته (توسط خانم ها  معصومه قهرمانی، فیروزه بی مکر، سیده صدیقه حسینی و فرزانه حکم آبادی)

نفر ساعت

1-     پاسخگویی به سوالات و اشکالات (تلفنی، اتوماسیون، شبکه های اجتماعی و غیره)

2-    همکاری با آموزش های الکترونیکی در ایجاد و پشتیبانی دروس مجازی

170

 

 

 

در جدول شماره 5 گزارشی از دروس مجازی ارائه شده تا تاریخ 30 فروردین 1399 آمده است.

 

جدول 5.  گزارش دروس مجازی ارایه شده

دروس مجازی ارایه شده

تعداد

تعداد دروسی که استادان با خوداظهاری اعلام کرده اند که ازیکی از روش های مجازی برای ارایه ی آن  استفاده می کنند.(وبینار ، vu، پیام رسان ها، سرویس های ویدیویی، شبکه های اجتماعی و سایر موارد)

3036

تعداد دروسی که استاد آن، درخواست استفاده از وبینار دانشگاه  را داشته است و هم اکنون این امکان را در اختیار دارند. (اما ممکن است استفاده نکرده باشند)

2045

تعداد جلسات ضبط شده روی وبینار دانشگاه (وبینار2-وبینار3- وبینار4) از تاریخ 10/12/98 تا کنون

3649

تعداد دروسی که بنابر خوداظهاری استاد از سامانه ی vu استفاده می کنند.

2068

 

نمودار مصرف اینترنت دانشگاه