قبلاً درخواست‌های فعالیت انجمن‌های علمی پس از دبیر انجمن علمی به دست کارشناس انجمن‌های علمی می‌رفت. در حال حاضر بین این دو مرحله سه نقش: استاد مشاور انجمن علمی، دبیر انجمن‌های علمی دانشکده، و دبیر انجمن‌های علمی دانشگاه اضافه شده است. همچنین برای هر یک از این سه نقش اعلان پرتالی جهت آگاه‌سازی ارسال می‌شود. سه جدول جدید برای دبیران دانشکده و دانشگاه و یک جدول جدید برای اساتید مشاور طراحی و به سیستم اضافه شده است. این امکان در پویا فراهم شد که سه نقش جدید لیست درخواست‌های رسیده را ببینند و نیز هر درخواست را تأیید یا رد کنند. گزارشات گردش کار در سدف و پویا اصلاح شده است تا تغییرات فرایندی جدید را منعکس کند. امکان انتخاب نقش برای دانشجویان دبیر در پویا فراهم شده است. بخش تعریف تشکل هم در سدف تکمیل شده تا مکان هر انجمن علمی در دانشگاه قابل تشخیص باشد.